DECLARATION DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
La protection de vos données personnelles est importante pour nous.
La présente déclaration de confidentialité fournit des informations détaillées concernant la protection de vos données personnelles par le Brussels Planetarium Poetry Fest (« nous »).
En tant que responsables du traitement des données, nous sommes chargés de traiter vos données personnelles dans le cadre de nos activités. La présente déclaration de confidentialité a pour objet de vous informer sur les données à caractère personnel que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous traitons et partageons ces données, la durée de leur conservation et la manière dont vous pouvez exercer vos droits.
Si nécessaire, nous pouvons vous fournir des informations supplémentaires lorsque vous faites une demande pour un produit ou un service spécifique.
La protection de vos données personnelles est importante pour nous.
POINTS CLÉS DE NOTRE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
Nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée. C’est pourquoi nous voulons fournir, dans cette déclaration de confidentialité, des informations claires et transparentes sur les données personnelles que nous collectons et la manière dont nous les traitons. Nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour protéger votre vie privée et traitons donc les données personnelles avec soin.
Dans tous les cas, nous nous conformons aux lois et règlements applicables, y compris le règlement général sur la protection des données (communément appelé « GDPR »).
Cela implique que nous ferons dans tous les cas :
- le traitement de vos données personnelles conformément à la finalité pour laquelle elles ont été fournies, ces finalités et le type de données personnelles sont décrits dans la présente déclaration de confidentialité ;
- le traitement limité de vos données à caractère personnel aux seules données nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées ;
- une demande de votre consentement explicite si nous en avons besoin pour le traitement de vos données personnelles;
- des prises de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles ;
- aucune transmission de données personnelles à d’autres parties, sauf si cela est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ;
- Nous sommes également conscient de vos droits concernant vos données personnelles, nous souhaitons attirer votre attention sur ces droits et les respecter.
Nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles. Si, après avoir pris connaissance de notre déclaration de confidentialité, ou d’une manière plus générale, vous avez des questions à ce sujet ou souhaitez nous contacter, vous pouvez le faire par courrier électronique à l’adresse suivante: privacy@poetryfest.brussels.
DÉCLARATION DE PROTECTION DE LA VIE
PRIVÉE
1. De quelles données personnelles avons-nous besoin ?
1.1. Généralités
Nous recueillons et utilisons vos données personnelles dans la mesure nécessaire dans le cadre de nos activités. Nous utilisons les données que nous recueillons que pour les raisons pour lesquelles nous les avons obtenues. Ce faisant, nous traitons diverses catégories de données à caractère personnel, notamment:
- Données d’identification (par exemple: nom, numéros de carte d’identité et de passeport, nationalité, lieu et date de naissance, sexe, photo, adresse IP) ;
- Coordonnées (par exemple: adresse postale et électronique, numéro de téléphone) ;
- Données comportementales (données relatives à vos habitudes et préférences) : participation à des événements et activités, abonnements à des journaux, magazines, utilisation des médias et des moyens de communication, loisirs, sports;
- Image et son: portrait, photo de passeport, photo d’ambiance, enregistrement sonore.
Sauf si la loi l’exige ou si cela résulte des produits et services que nous proposons (par exemple si vous avez mentionné ces informations lors de votre inscription en tant que membre ou participant à une activité), nous ne traitons jamais de données personnelles relatives à votre origine ethnique, vos opinions politiques, vos convictions philosophiques, votre appartenance à des syndicats, vos données génétiques ou des données concernant votre vie sexuelle ou vos préférences sexuelles.
Les informations que nous utilisons à votre sujet sont celles que vous nous avez fournies directement, ou celles que nous avons obtenues de l’une des sources suivantes, pour vérifier ou compléter nos bases de données :
- Publications / bases de données mises à disposition par des organismes officiels (par exemple: le Moniteur belge) ;
- Les sites web, les pages de médias sociaux contenant des informations que vous avez vous-même rendues publiques (par exemple: votre propre site web ou votre page de média social) ;
- Les bases de données rendues publiques par des tiers ;
- Google Analytics
- Les associations affiliées auxquelles vous avez donné l’autorisation de nous communiquer vos coordonnées.
1.2. Collecte de données à caractère personnel concernant les mineurs
Nous ne traitons les données personnelles des mineurs (personnes de moins de 16 ans) que si le consentement écrit a été donné par le parent ou le représentant légal.
2. Pourquoi et sur quelle base utilisons-nous vos données personnelles ?
Vos données personnelles ne seront traitées par Willemsfonds vzw qu’aux fins et pour les motifs légaux suivants:
- pouvoir participer aux activités de l’asbl Willemsfonds (exécution d’une convention ou de ses légendes) ;
- pour envoyer des journaux, des bulletins d’information, des informations sur son fonctionnement, des invitations, tant sur papier que par voie électronique (consentement de la personne concernée);
- le respect des obligations légales (comptabilité/impôts, gestion du personnel, etc.) ;
- obtenir des subventions du gouvernement (obligation légale) ;
2.1 Informations générales
a. Afin de respecter nos obligations légales et réglementaires
Nous utilisons vos données personnelles pour nous conformer à diverses obligations légales et réglementaires, notamment pour répondre à une demande officielle d’une autorité publique ou judiciaire autorisée (par exemple: la comptabilité, la gestion des ressources humaines).
b. Afin d’exécuter un accord avec vous ou de prendre les mesures nécessaires à votre demande avant de conclure un accord
Votre inscription en tant que membre de notre association, en tant que bénévole, en tant que participant à l’une de nos activités, en tant qu’abonné à notre magazine ou à l’une de nos lettres d’informations, ou en tant que personne intéressée par notre fonctionnement constitue un accord. Par la présente, vous donnez explicitement votre consentement au traitement des données que vous nous fournissez.
Nous utilisons ces données personnelles pour conclure et exécuter nos accords, et aussi pour :
- Vous envoyer notre magazine ou nos lettres d’informations ;
- Vous informer sur notre mode de fonctionnement ;
- Vous inviter à nos activités et réunions ;
- Vous fournir des informations sur nos produits et services ;
- Vous aider et répondre à vos questions.
c. Sur la base de notre intérêt légitime
Nous utilisons vos informations personnelles pour développer et proposer nos produits ou services, pour améliorer notre gestion des risques et pour défendre nos droits, notamment:
- La gestion de l’IT, y compris la gestion de l’infrastructure (par exemple, les plateformes partagées), la continuité des activités et la sécurité IT ;
- L’élaboration de statistiques, de tests et de modèles pour la recherche et le développement (,la constitution de groupes cibles ?). Nous traitons également vos données personnelles avec soin, jusqu’à ce qu’elles ne puissent plus être reliées à vous, afin d’avoir une idée de la manière dont nous atteignons nos groupes cibles afin de garantir votre anonymat;
- La personnalisation de nos offres par :
o L’amélioration de la qualité de nos produits ou services ;
o La promotion de produits ou de services qui correspondent à votre - groupe cible.
Nous le faisons par :
- La segmentation de nos membres et des parties intéressées en groupes cibles ;
- Traitement de vos intérêts en fonction de l’utilisation de nos produits et services ou de votre participation à des activités.
d. Respecter votre choix lorsque nous vous demandons la permission de procéder à un traitement spécifique.
Dans certains cas, nous devrons vous demander l’autorisation de traiter vos données, par exemple:
- Si nous effectuons un traitement supplémentaire à des fins autres que celles énumérées ;
- En partageant vos données avec une autre association (partenaire).
3. Avec qui partageons-nous vos données personnelles?
Les données que vous nous fournissez peuvent être transmises à des tiers si cela est nécessaire pour la réalisation des objectifs décrits ci-dessus.
Nous faisons notamment appel à un tiers pour:
- Fournir des services sur l’Internet (hébergement web) ;
- S’occuper de la vente des billets pour nos événements (service de billetterie)
- Fournir l’infrastructure informatique (par exemple, le matériel informatique, le réseau, …) ;
- Fournir et distribuer des magazines, des bulletins d’informations et des invitations ;
- Effectuer des transactions financières (banque, …) ;
- La tenue de la comptabilité, administration du personnel et gestion des assurances.
Nous ne transmettons jamais de données à caractère personnel à d’autres parties avec lesquelles nous n’avons pas conclu de convention de traitement. Bien entendu, nous prenons les dispositions nécessaires avec ces parties (sous-traitants) pour garantir la sécurité de vos données personnelles.
En outre, nous ne transmettrons pas les données que vous nous avez fourni à des tiers, sauf si cela est légalement requis et autorisé.
Nous pouvons également partager des données personnelles avec des tiers si vous nous donnez votre autorisation écrite expresse de le faire. Vous avez le droit de révoquer ce consentement à tout moment.
Nous ne fournissons pas de données personnelles à des parties situées en dehors de l’UE, sauf si elles appliquent le règlement RGDP.
4. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
4.1 Informations générales
Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été fournies ou que ne l’exige la loi.
Nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour nous conformer aux lois et règlements en vigueur, ou plus longtemps si cela est nécessaire d’un point de vue opérationnel, par exemple pour faciliter la gestion des membres, des abonnements et des événements et pour répondre à des demandes juridiques ou à des enquêtes des autorités réglementaires.
Par exemple, les coordonnées des membres sont conservées pendant toute la durée de l’adhésion et jusqu’à 10 ans après la fin de l’adhésion. En ce qui concerne les parties intéressées, les informations sont conservées pendant 5 ans maximum, à compter du jour où l’intéressé indique qu’il ne souhaite plus recevoir de communication de l’asbl Willemsfonds. Ces données sont conservées en fonction des enquêtes statistiques internes.
5. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?
Conformément à la réglementation en vigueur, vous avez le droit de :
- Accès : vous pouvez obtenir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel et obtenir une copie de ces données.
- Rectification : si vous estimez que vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander que ces données personnelles soient modifiées.
- Suppression : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles.
- Restriction : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles.
- Objection : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons liées à vos intérêts spécifiques.
- Retrait de votre consentement : si vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez toujours le droit de retirer ce consentement.
- Transférabilité des données : dans la mesure où la loi le permet, vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fourni ou, dans la mesure où cela est techniquement possible, de les faire transférer à un tiers.
Si vous souhaitez exercer l’un des droits susmentionnés, vous pouvez nous contacter via l’un des canaux suivants :
- via le secrétariat du festival : privacy@poetryfest.brussels
- via le formulaire électronique sur le site web www.deMens.nu.
- en envoyant un courrier électronique à privacy@deMens.nu
ou vous pouvez envoyer une lettre à l’adresse suivante :
UVV/deMens.nu,
Data Protection Officer
Boulevard Brand Whitlock 87 boite 9
1200 Woluwe-Saint-Lambert
Afin d’empêcher une personne autre que vous d’accéder à vos données, de les modifier ou de les supprimer, nous vous demandons de vous identifier dans ce cas.
Conformément à la réglementation en vigueur, outre les droits énoncés ci-dessus, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente.
6. Sécurité des données
6.1 Informations générales
Nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre les traitements illicites, comme exemple :
- Nous avons une politique de noms d’utilisateurs et de mots de passe sur tous nos systèmes ;
- Nous effectuons des sauvegardes des données personnelles afin de les récupérer en cas d’incidents physiques ou techniques ;
- Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures ;
- Nos employés sont conscients de l’importance de la protection des données à caractère personnel.
7. Plaintes
Si vous avez une plainte à formuler concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter directement.
Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données (anciennement la Commission de la protection de la vie privée), qui est l’autorité de contrôle dans le domaine de la protection de la vie privée.
8. Comment pouvez-vous suivre les modifications apportées à cette déclaration de confidentialité ?
Dans un monde en constante évolution technologique, nous devrons régulièrement mettre à jour cette déclaration de confidentialité. Nous vous invitons à consulter la dernière version de cette déclaration de confidentialité en ligne et nous vous tiendrons informés des changements de contenu par le biais de notre site web ou de nos autres canaux de communication habituels.
9. Comment pouvez-vous nous contacter ?
Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles telle que décrite dans la présente déclaration de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la communication à l’adresse privacy@poetryfest.brussels ou contacter directement notre responsable externe de la protection des données par e-mail à l’adresse privacy@deMens.nu.
ou par lettre à :
UVV-deMens.nu,
Data Protection Officer
Boulevard Brand Whitlock 87 boite 9
1200 Woluwe-Saint-Lambert
qui se chargera de répondre à vos questions.